Giugno 2021: protagonisti WWF Italia e Athon Srl nelle Customer Stories del sito Microsoft, con interviste a Bruno Carlo Ravaglioli (Vice Direttore Generale WWF Italia) e Paolo Iacono, Consulente Senior Dynamics 365 di Athon Srl...
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Il WWF Italia è la maggiore associazione ambientalista italiana e fa parte del network internazionale WWF, la grande organizzazione mondiale dedicata alla conservazione della natura, che opera per salvare le specie in via d’estinzione e preservare i territori vergini. Dopo anni faticosi, spesi utilizzando sistemi interni per la gestione amministrativa, l’organizzazione no-profit ha optato per Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ora WWF può utilizzare al meglio il prezioso tempo del proprio staff, fornendo inoltre reportistica essenziale ai donatori, alle agenzie governative e ai gruppi interni con Power BI. Per WWF Italia, ottenere il massimo del valore dalle proprie risorse rappresenta più di un profitto: si tratta di preservare i luoghi e le creature più preziosi della Terra.
Ora possiamo gestire tutte le operazioni di supporto a WWF Italia con Dynamics 365 Business Central. Sprechiamo meno tempo nella gestione per dedicarlo alla conservazione.
Bruno Carlo Ravaglioli - Vicedirettore Generale WWF Italia
Quando si parla di conservazione, la maggior parte di noi immagina dei coraggiosi ambientalisti che esplorano le zone selvagge della Terra e collaborano con le popolazioni locali per proteggere la fauna in via d’estinzione e preservare i suoi habitat. Per quanto questo sia vero, senza le persone che gestiscono la componente business delle organizzazioni no-profit come WWF Italia, le risorse che mantengono il personale sul campo non esisterebbero. Sin dalla sua fondazione nel 1966, WWF Italia ha sostenuto operazioni di conservazione in tutta Italia. Con sede a Roma e con 25 centri visite nel paese, l’agenzia è una delle più di 30 succursali nazionali nel mondo, e contribuisce ai programmi del World Wildlife Fund (WWF) anche in altre parti del globo. Le organizzazioni no-profit come WWF Italia devono avere a disposizione ogni minuto del tempo del loro staff per ottenere grandi risultati. Ecco perché WWF Italia ha adottato Microsoft Dynamics 365 Business Central per ottimizzare il tempo e la gestione delle risorse, insieme a Power BI per generare report chiari per ogni destinatario.
Il World Wildlife Fund fu fondato per proteggere gli elementi interconnessi che formano l’ecosistema della Terra: cibo, clima, acqua, fauna, foreste ed oceani. WWF Italia gestisce questi sforzi in Italia con 40 persone che supervisionano i progetti e le squadre in zone critiche del paese (lagune, zone costiere e aree marine protette).
Un personale di circa 60 impiegati supporta le squadre sul campo, garantendo la pianificazione e il coordinamento di progetti di conservazione, raccolta fondi, sensibilizzazione dell’opinione pubblica, educazione e amministrazione. WWF Italia collabora con altre agenzie di tutela dell’ambiente dentro e fuori dall’Europa.
“Il Mediterraneo è la nostra passione” afferma Bruno Carlo Ravaglioli, Vicedirettore Generale di WWF Italia, “ma dobbiamo anche sostenere programmi in Sudamerica, Asia e Africa”.
Questo lavoro richiede impegno e risorse notevoli. WWF Italia raccoglie circa 17 milioni di euro da varie fonti, incluse donazioni aziendali, enti pubblici, membri e donatori privati. Questi fondi devono essere attentamente contabilizzati, con lo stesso livello di precisione che un’azienda impiegherebbe per la gestione delle sue risorse. Inoltre, in quanto ente pubblico, WWF Italia risponde a un consiglio direttivo, all’organo governativo di controllo e ai donatori che rendono possibile il suo lavoro. Per molti anni, l’ente ha fatto tutto questo con ciò che Ravaglioli definisce un sistema contabile “casalingo” interno. Con la crescita del team di WWF Italia, del numero di donatori e di fondi a disposizione - e con il complicarsi del panorama legislativo - quel sistema era oramai datato.
Nel 2018 Ravaglioli con il team di WWF Italia ha approfondito i problemi che impattavano sull'operatività gestionale. Innanzitutto, la quantità di carta era una criticità. “Stampavamo tutto”, ricorda Ravaglioli. Direttore Amministrativo dell’ente, conosceva l’importanza di avere report finanziari flessibili e aggiornati. Adesso si occupa anche di gestire le proprietà di WWF Italia e di controllare l’aspetto finanziario, incluse le tasse e i report esterni.
Oltre all’inadeguatezza nel supporto all’ente, il sistema ERP che WWF Italia utilizzava non era personalizzabile. Dopo un processo di selezione, l’organizzazione ha stretto una partnership con Athon, azienda del gruppo OTS S.p.A., Gold Member del Microsoft Partner Network, per introdurre Dynamics 365 Business Central. La soluzione ha soddisfatto ogni elemento delle richieste di WWF Italia: un sistema cloud-based con report flessibili e facilmente personalizzabili per diversi destinatari.
Cliente di Microsoft 365 da tempo, WWF Italia ha apprezzato l’interfaccia già nota e la natura interconnessa di tutta la piattaforma. L’ente ha anche apprezzato il supporto di Microsoft per le organizzazioni no-profit.
Il team contabile di WWF Italia fornisce report essenziali a destinatari sia interni che esterni. Internamente bisogna preparare e distribuire i budget per tutti i progetti supportati dall’ente. Si devono mantenere alti standard contabili, come autorizzazioni di pagamento che richiedono una doppia firma.
Esternamente le richieste di reportistica sono notevoli e vitali per supportare la conservazione. WWF Italia necessita di inviare report a singoli donatori, specialmente quelli che hanno scelto un progetto specifico che hanno a cuore. L’ente ha ritenuto che Power BI potesse svolgere un ruolo fondamentale.
“Con Dynamics 365 Business Central e Power BI possiamo consultare direttamente il sistema per sapere quanto abbiamo speso, ad esempio, per la tutela dei leoni”, afferma Ravaglioli. “Per la prima volta, possiamo stampare immediatamente un report da inviare a un donatore o a qualsiasi altro soggetto interessato. Posso anche richiedere una versione diversa di quell’informazione, che sia adattata alle richieste della squadra di tutela dei leoni”.
La rigorosa reportistica che WWF Italia doveva inviare all’Unione Europea ogni trimestre per ognuno dei suoi 76 progetti rappresentava un carico di lavoro notevole per il proprio staff. Con il vecchio sistema, il processo richiedeva la stampa dei prospetti, il calcolo e la selezione manuale delle cifre rilevanti e infine l’iter interno di controllo e approvazione. “Ogni report che inviavamo alla Commissione Europea richiedeva una settimana di lavoro per lo staff di project management”, ricorda Ravaglioli. “Adesso impiegano meno di un giorno per completare il processo, approvazione inclusa. Questo riduce il tempo di reportistica trimestrale del 65 per cento”.
Paolo Iacono, Dynamics 365 Senior Consultant di Athon, considera agevole l’applicazione dei processi di Dynamics 365 Business Central al mondo del no-profit. I donatori sono clienti e ogni progetto di conservazione è un lavoro. “Abbiamo aiutato WWF Italia a integrare attraverso Business Central la gestione delle commesse con la contabilità, per tutti i loro progetti di conservazione”, spiega. “Questo ha determinato un miglioramento dei flussi di lavoro”.
Dopo aver implementato Business Central, WWF Italia ha dismesso i suoi tre server ottenendo un risparmio immediato. In questo modo, lo staff di project management può concentrarsi suoi progetti invece di scorrere manualmente colonne di numeri.
Questo ha dato un po’ di respiro al budget ristretto dell’ente. “Abbiamo un budget molto limitato, e per quanto i costi continuino ad aumentare è difficile ricevere le autorizzazioni necessarie a incrementare quei fondi”, spiega Ravaglioli. “Avere sistemi efficienti e flessibili è per noi una necessità assoluta”.
Con circa l’85% dell’implementazione completata, Ravaglioli vuole proseguire nell'evoluzione delle funzionalità del sistema e prevede in futuro di interfacciare Business Central con i sistemi dell’Agenzia delle Entrate Italiana per automatizzare i flussi. Ma per il momento è soddisfatto dei progressi che WWF Italia ha fatto non solo nel raggiungimento dei suoi obiettivi di business management, ma anche del modo moderno e sostenibile in cui lo fa. “Tutti i nostri sistemi sono in cloud, quindi non produciamo più così tanta carta”, afferma. “E quando abbiamo bisogno di fornire informazioni sulle nostre attività, queste sono facili da reperire e condividere. È davvero un grande passo in avanti”.
“Abbiamo iniziato con un sistema molto rudimentale”, afferma Ravaglioli. “Ora possiamo gestire tutte le operazioni di supporto a WWF Italia con Dynamics 365 Business Central. Sprechiamo meno tempo nella gestione per dedicarlo alla conservazione”.
Per la prima volta, possiamo stampare immediatamente un report da inviare ad un donatore o a qualsiasi altro soggetto interessato. Posso anche richiedere una versione diversa di quell’informazione che sia adattata alle richieste della squadra di tutela dei leoni”.
Bruno Carlo Ravaglioli - Vicedirettore Generale (WWF Italia)
Per la prima volta, possiamo stampare immediatamente un report da inviare ad un donatore o a qualsiasi altro soggetto interessato. Posso anche richiedere una versione diversa di quell’informazione che sia adattata alle richieste della squadra di tutela dei leoni”.
Bruno Carlo Ravaglioli - Vicedirettore Generale (WWF Italia)
Ogni report che inviavamo alla Commissione Europea ci richiedeva una settimana di lavoro per lo staff di project management. Adesso impiegano meno di un giorno per completare il processo, approvazione inclusa. Questo riduce il tempo di reportistica trimestrale del 65 percento”.
Bruno Carlo Ravaglioli - Vicedirettore Generale (WWF Italia)
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